چهار کارکرد اصلي مديريت دانش بر اساس مدلي است که نقش اصلي مديريت دانش را در تسهيم دانش درون سازمان مي داند، به گونه اي که هر فرد يا گروه، دانش را با مفهوم و عمق کافي و تا حد مطلوب مي شناسد و آن را در تصميم گيري و نوآوري بکار مي گيرد  و عبارتند از:

• واسطه گری، Intermediation: واسطه گري ميان مالک دانش و جستجوگر آن،
• برون سازی ، Externalization: ضبط و سازماندهي دانش،
• درونی سازی، Internalization: بازيابي دانش به روش مشخص،
• شناخت، Cognition:بکارگيري دانش در فرآيند کسب و کار.

واسطه گری

واسطه گري یا Intermediation، ارتباط بين دانش و افراد است. واسطه گري به عمليات واسطه اي اشاره دارد كه کساني که در جستجوي بخش مشخصي از دانش هستند با کساني که قادر به ارايه آن بخش از دانش هستند را گردهم مي آورد. واسطه گري يک گام اساسي در پاسخگويي دروني و بيروني است. نقش آن «مطابقت دادن» جستجوگر دانش با منبع/منابع فردي بهينه دانش براي آن جستجوگر است.

دو نوع واسطه گري معمول است: همزمان و غيرهمزمان. واسطه گري غيرهمزمان هنگامي رخ مي دهد که برون سازي و درون سازي همزمان اتفاق نيفتد. در اين حالت اغلب قبل از اينکه نياز مشخصي براي دانش درجاي ديگري از سازمان اعلام شده باشد، دانش در يک پايگاه دانش ذخيره مي شود. وقتي جستجوگر دانش به آن نياز داشته باشد، مي تواند پايگاه دانش را جستجو كرده و دانش مرتبط را استخراج نمايد. معمولاً اين مناسب ترين رويکرد براي دانش آشکار است. 

واسطه گري همزمان وقتي اتقاق مي افتد که برون سازي و درون سازي همزمان اتفاق ميافتد. دانش در زمان انتقال ذخيره نمي شود. دارنده دانش با جستجوگر آن ارتباط مستقيم دارد. در اينجا چالش، مطابقت دادن مستقيم و به موقع، از راه انتقال ادراک مستقيم دارندگان با جستجوگران است. اين رويکرد در انتقال دانش پنهان ذاتي خيلي معمولتر است. 

برون سازی

برون سازي یا Externalization، اتصال دانش به دانش است. برون سازی، فرآيند ضبط دانش در يک مخزن بيروني و سازماندهي دانش به حسب يکسري چارچوب طبقه بندي يا موجوديت شناسي است. نقشه يا ساختار مجموعه دانش به منظور تسهيل كردن جستجوي دانش تهيه مي شود. تمرکز آن بر منظم ساختن آگاهي دروني و بيروني است.

تلاش بيشتر سازمانها بر چه گونگي بيرون كشيدن دانش از سيستم هاي مديريت دانش آنهاست. تعداد بسيار كمي از سازمانها بر گذاشتن دانش درون سيستم خود تمرکز دارند. يک سيستم مديريت دانش، مانند يک اکوسيستم، باید به طور مداوم پر شود. برون سازي دو جزء اساسی دارد: ضبط و ذخيره سازی دانش در يک مخزن مناسب و سازماندهی دانش.

ضبط و ذخيره سازي دانش مي تواند به شکل پايگاه داده، سند يا نوار ويديويي باشد. مخزن دانش بايد متناسب با نوع دانشي باشد که با آن مرتبط است. براي مثال، بهتر است داده هاي محاسباتي را در يک پايگاه داده ساخت يافته نگهداري کرد. درحاليکه دانش بصري را بهتر است در يک نوار ويديويي ضبط کرد.

طبقه بندي يا سازماندهي دانش، دشوارتر از دو كار قبلي ست. اين كار متكي به دانشي است كه مالکيت آن در اختيار ارايه دهنده دانش است تا طبقه بندي اطلاعات را به صورتي قابل استفاده شكل دهد. در اين جا هدف، ايجاد دانش کاربردي براي جستجوگر آن به کارآمدترين روش ممکن است. 

درونی سازی

درونی سازي یا Internalization، ارتباط دانش با کاوش است. دروني سازي، استخراج دانش از يک مخزن بيروني و فيلتر كردن آن به منظور ارتباط دادن آن با جستجوگر دانش است. دروني سازي به پايگاه دانش بيروني وابستگي زيادي دارد و پايگاه دانش را به گونه اي تغيير مي دهد که به طور مشخص به نقطه کانوني جستجو، آدرس دهي نمايد. 

شناخت

شناخت یا Cognition محل اتصال بين دانش و فرآيند است. شناخت، فرآيند ساخت يا نگاشت تصميمات بر اساس دانش قابل دسترس است. شناخت، به کاربردن دانشي است که در سه مرحله قبل مبادله شده است. شکل بسيار پيش كنشانه پاسخگويي دروني و بيروني  است. ساده ترين شكل شناخت، بکارگيري تجربه به منظور تعيين مناسب ترين نتيجه براي يک اتفاق، فرصت يا چالش پيش بيني نشده است.