تعريف مديريت دانش، ساده نيست:

• مديريت دانش، فناوري نيست، اگرچه از فناوري بايد به عنوان يک توانمندساز درآن بهره برد.
• رهنمود نيست، اگرچه رهبري استراتژيک در موفقيت مديريت دانش ضروري است.
• استراتژي کسب و کار نيست، اگرچه بايد استراتژي کسب وکاري همراستا با اصول مديريت دانش وجود داشته باشد.
• مديريت دانش به فرهنگي معتقد به تفکر و تسهيم جمعي نياز دارد. اما با فرهنگ به تنهايي نمي توان مديريت دانش را به طور اساسي تجربه كرد.

احتمالاً، تعريف يگانه اي که گستره وسيعتري از مديريت دانش را دربرگيرد، وجود ندارد. اما به طور خلاصه:

از اين تعريف، ميتوان سه نکته مهم را فهميد. در واقع اين تعريف، ايجاب مي کند که قبل از اينکه بتوان اطلاعات را به صورت دانش تلقي كرد، بايد سه شرط زير محقق شوند:

بنابراين، مهم است که ميان مديريت اطلاعات و مديريت دانش، مرز مشخصي قايل شده و اين دو را ازهم تميز داد. هر دو، براي موفقيت سازمان مهم هستند. اما هريک نيازهاي متفاوتي را هدف گرفته و به رويکردهاي متفاوتي نياز دارند. مديريت اطلاعات، عبارت است از پاسخهاي از قبل تعيين شده به محرکهاي پيشبيني شده. اما، مديريت دانش، عبارت  است از پاسخهاي نوآورانه به فرصت ها و چالش هاي جديد.

در کسب و کار،  ميتوان پاسخهاي برنامه ريزي شده، براي کنترل محرکها را با روشهاي معمول فناوري اطلاعات مکانيزه كرد. اما، کانون توجه راه حل هاي مبتني بر دانش، در بکاربردن پاسخهاي جديد و نوآورانه در محيط کاري بسيار متغير است.

چنان كه در شکل  زیر نشان داده شده، دانش بايد دروني شده، با هوش و تجربه همزيستي داشته و از مراکز تصميم گيري تجلي يابد. به همين دليل، مخزن اوليه دانش درون سر افراد است (جدا از به کارگیری هوش مصنوعی در کسب و کار). مخازن الکترونيکي و کاغذي دانش، تنها انبارهاي واسطه اي ميان مغزهاي افراد هستند.

 

 اما، رسيدن به شناخت و فهم وسيع از دانش و مديريت دانش، ضروري تر از پرداختن به اين مقدمات است. براي درک مديريت دانش، ابتدا بايد دو ويژگي، يعني پيچيدگي دانش و کاربردهاي دانش را شناخت. پيچيدگي دانش، به مظاهر فيزيکي و عمق دانش قابل دستيابي اشاره دارد و کاربردهاي دانش، منتسب است به رويکردهايي که دانش را به افراد و فرآيندها متصل مي سازند. 

دانش آشکار یا Explicit Knowledge، دانشي ست که به زبان رسمي و قراردادي بيان شده و به سادگي بين افراد، به طور همزمان و غيرهمزمان مبادله مي شود. دانش آشکار منتسب به اطلاعات است و چالش آن، اداره كردن حجم خالص اطلاعات قابل دسترس است.

دانش آشکار را مي توان، با کمک ابزارهاي الکترونيکي، به طور مناسبي انتشار داد. براي دهه ها، به سه دليل سازمانها سرمايه گذاري هاي خود در زمينه فناوري اطلاعات را بيشتر به دانش آشکار معطوف مي داشتند:

دليل اول اينكه، دانش آشکار اغلب به عنوان بخش استاندارد بيشتر سيستم هاي اطلاعاتي تراکنش محور انتقال مي يابد. دوم، اکتساب و انتقال دانش آشکار خيلي راحتتر از دانش پنهان ذاتي ست و سوم اينکه، ما به طور ذاتي به هرچيزي که به طور واقعي قابل انتقال نبوده و کيفيت و کميت آن معلوم نشود، اعتماد نمي کنيم. 

چالش اوليه اي که در مواجهه با دانش آشکار برخورد مي کنيم، مديريت حجم آن، اطمينان از مرتبط بودن آن، اهميت و کيفيت آن و همچنين آسان كردن دسترسي به آن و در يک کلام، اداره و کنترل اطلاعات مازاد است.

دانش پنهان ذاتی

دانش پنهان ذاتي، ضمنی یا Inherent Implicit Knowledge، دانشي فردي است که در تجربه افراد نهفته و عوامل غيرملموسي مانند باور، ديدگاه، غريزه و ارزشها در آن دخيل هستند. با وجودي که دانش پنهان ذاتي پتانسيل بخشيدن ارزش زياد به سازمان دارد، اکتساب و انتشار آن ذاتا دشوار است.

  

بدون ترديد، دانش پنهان ذاتي نقشي عمده در متمايز شدن شرکتها و در موضع موفقيت قرارگرفتن آنها ايفا مي کند. به همين دليل، قابليت توسعه سطح دانش پنهان ذاتي در سرتاسر سازمان، از طريق تسهيم آن با توجه به نيازها و مشکلات پيش رو، به عنوان يکي از اهداف محوري مديريت دانش و يکي از پرچالش ترين آنها درنظرگرفته مي شود.  

چالش دانش پنهان ذاتي، صورت بندي دانش به شکلي قابل تبادل است. اما، ماهيت دانش پنهان ذاتي، با فهرست بندي شدن به طور نظام مند و در دسترس قرارگرفتن به طور همزمان مغاير است. زيرا باتوجه به تعريف، پيوسته همراه با آخرين تجارب دارندگان آن، رشد كرده و يا تغيير شکل پيدا مي كند. با موشکافي بيشتر و تعيين ميزان و عمقي از دانش که مي‌توان کسب يا پيگيري کرد، مي توان به دانش پنهان ذاتي نزديک شد.

 در بعضي موارد، دانش پنهان ذاتي فقط يک برچسب است، زیرا هيچ کس تاکنون زمان و انرژي براي تدوين آن صرف نکرده است. مسئله واقعي که نمي توان به راحتي آن را حل کرد، توصيف اين دانش است؛ زيرا اغلب دارندگان آن توضيح دادنش را خيلي دشوار مي دانند. بايد دارندگان دانش نانوشته را مغتنم شمرده و آنها را ترغيب به آشکار کردن آن كرد. اما، لازم است ابتدا از وجود فرهنگي به كارگيرنده دانش در توليد محصولات و خدمات و پشتيبان تسهيم دانش، اطمينان حاصل كرد. درغير اينصورت، دارندگان آن با انباشته دانشي بيش از آنچه كه خود مطلعند، کنار خواهند کشيد. 

مي توان دانش معيني را از مالک آن برداشت کرده و به گونه اي مدون كرد که به راحتي بتوان آن را به اشتراک گذاشت. بکارگيري اين فرآيند، نوع سومي از دانش را در سازمان ايجاد مي کند: دانش پنهان اكتسابي. ارزش دانش پنهان اكتسابي و قابليت به كارگيري آن در توليد محصولات و خدمات زياد است. اگرچه سازمان بايد چندگام استراتژيک براي دستيابي به آن بردارد.

ابتدا، منابع و طبيعت دارندگان دانش پنهان اكتسابي بايد شناسايي شده و كيفيت و كميت آن مشخص شود (با ممیزی دانش). براي رسيدن به دانش پنهان اكتسابي بايد به منابع شناخته شده آن توجه كرد. زيرا قبل از اجراي فرآيند کاوش/انتقال، بايد معلوم شود که دانش آن منبع را مي توان تدوين كرد يا خير. اغلب، کارهاي انجام شده در کسب وکار در عمق قلمرو پنهان ذاتي قرار نمي گيرند. بلکه بيشتر، فرآيند انديشيدن قاعده مند و منطقي هستند که به سادگي حتي بوسيله خود صاحب فکر بدينگونه شناخته نشده بوده اند.

در مديريت دانش پنهان اكتسابي، ابزارها، تکنيکها و متدولوژي هايي به کارمي روند که اين جريان فرّار را ضبط و آن را در دسترس عموم سازمان قرار مي دهند. بنابراين طرزعمل و دانش کاري که بهترين انديشمندان سازمان به آن انديشيده اند، يک دارايي براي توليد محصولات و خدمات سازمان مي شود. توجه کنید که هميشه بخشي از دانش کار و تجربه پنهان اكتسابي دست نيافتني باقي خواهد ماند.

به علاوه، دانش پنهان ذاتي، روش موثري براي هم سويي كردن ارزشهاي سازماني و فردي نيست (داستان سرايي و مرشدي روشهاي بهتري براي اين منظور است). به علاوه، برخي از دارايي هاي فکري براي ضبط و انتقال دادن، بسيار نو و بديع هستند. هدف مديريت دانش پنهان اکتسابي تعيين اين است که چه ميزان از دانش پنهان ذاتي سازمان را مي توان تدوين كرد و چه ميزان قابل استخراج نيست.