درس های مدیریت دانش
تجربه دانشی شرکت BAE Sytems
BAE Systems، که پيش تر هوافضاي انگليس بوده، توليدکننده پيشرو در زمينه سيستم هاي دفاعي و هوافضاست. اداره مرکزي در انگليس و اداراتي در ايالات متحده، کانادا، آلمان، ايتاليا، استراليا، عربستان سعودي و سوئد دارد.
در اوايل ۱۹۹۰، BAE Systems متوجه شد بازارش به طور اساسي درحال تغيير است و در سرتاسر جهان دولت ها بودجه هاي دفاعي را کاهش دادند. ادغام شركتها و مالکيتها، به ويژه در ايالات متحده، موجب تغييراتي در اقتصاد بخش تامين شرکت شد.
در ۱۹۹۸، BAE Systems براي پاسخگويي به تغييرات بازار، تصميم گرفت بعضي تغييرات فرهنگي ايجاد كند. در آن زمان مشخصه فرهنگي ايشان، مالكيتهاي مجزا در بخشهاي دفاعي و بازرگاني شرکت بود. با گردآوردن صد و سي تن از مديران کسب و کار در انجمني که محك زني BAE Systems ناميده شد، ابتكارعمل مديريت دانش شروع شد.
از مديران خواسته شد که اهداف و شرايط موجود را به منظور ايجاد سازماني همکارانه تر براي تسهيم دانش شناسايي كرده و به اشتراک بگذارند. در نتيجه اين انجمن نظرات زير به دست آمد:
- كاركنان بيشترين قدرت BAE Systems هستند؛
- مشتريان در اولويت اول قراردارند؛
- آينده شرکت به شراکت بستگي دارد؛
- نوآوري و فناوري مزيت رقابتي ايجاد مي کنند؛
- و براي تضمين موفقيت بايد عملکرد را اندازه گيري کرد.
به منظور تحقق اين فهرست و تعريف موفقيت و ارزش، مديران شروع به فکر کردن در مورد خارج از حوزه هاي خودشان به روشهاي غيرسنتي كردند (برخي شرکت کنندگان، حتي براي اولين بار بود که همديگر را ملاقات مي کردند، چه رسد به تسهيم ايده هايشان). سپس اين گروه، يافته هايشان را با گروه بزرگتري که شامل تقريبا ًهمه مديران مياني بود، مطرح کردند. اين گروههاي هدف، بيانيه هاي ارزشي را تدوين كردند و شيوه هاي خاص کار، رفتارها و روشهاي پشتيبان بيانيه هاي ارزشي را شناسايي كردند.
در نتيجه، پنج تيم تشکيل شد که وظيفه هريک پرداختن به يکي از پنج عبارت ارزشي بود. هدف آنها ايجاد فهرستي از ارزشهايي در گستره شرکت بود که بايد در واحدهاي کسب و کار منتشر مي شد. اين طرح معروف به «طرح ارزش» بود که به عنوان يک پروژه ادامه مي يافت تا تغييرات را بر اساس پايش مداوم اعمال کند.
به منظور تضمین موفقيت اوليه و مداوم اين پنج تيم و براي ارزيابي برمبناي ارزشهاي از پيش تعريف شده شرکت، BAE Systems ابزاري معرفي کرد که تصديق مي کرد الگوهاي رفتاري مديران واحدها با پنج عبارت ارزشي هم راستا شده اند. اين ابزار برنامه يي تحت اينترانت شرکت بود که خودارزيابي را ممکن مي كرد. نتايج ارزيابي به مدير مربوطه، مديرعامل و مدير پروژه ارايه مي شد.
به تدريج، BAE Systems ارزيابي ۳۶۰ درجه را براي همه کارکنان برنامه ريزي کرد. به علاوه به تعدادي بالغ بر هزاروپانصد نفر از مديران صف، دسترسي به برنامه آموزشي به نام BEST داده شد که:
- به دنبال ايجاد درک و شناخت مشترک از کسب و کار، تيم مربوطه و نقش مدير صف بود؛
- کاربرد تکنيکهاي موثر مديريت تغيير را آموزش مي داد؛
- قبل و بعد از آموزش، بازخورد ۳۶۰ درجه از همتاها و کارکنان را نشان مي داد؛
- از قابليتهاي لازم براي رهبري عمليات و حمايت از برنامه ارزش تيم آگاهي مي داد؛
- و تکنيکها و ابزار لازم به منظور نمايش دادن رهبري بوسيله مثال را آموزش مي داد.
به طور موازي، BAE Systems در ۱۹۹۷ يک دانشگاه مجازي ايجاد کرد. با اين دانشگاه، شرکت يک فروم همکارانه با دانشگاه و رهبران انديشمند کسب و کار در حوزه مديريت دانش بنا نهاد. کارکنان دانشگاه مجازي در توليد محتوا و بهترين تجارب تشريک مشاعي مي کردند. مديران باتجربه واحدهاي کسب و کار، به عنوان رييس دانشکده و استاد راهنما در دانشگاه و دانشگاه مجازي به عنوان يک بخش مرکزي شركت به منظور آموزش مادام العمر، تحقيق و توسعه، مبادله بهترين تجارب و مبادله آزاد دانش ايفاي نقش مي کردند.
درون دانشگاه مجازي، بهترين تجارب دروني و بيروني سازماندهي شده و به جستجوگران دانش ارايه مي شد. هم دانش آشکار (مانند بهترين تجربه نوشته شده يا رويکرد اثبات شده يک فرآيند خاص) و هم دانش پنهان فرآيندي (مانند پيگردي و شناسايي خبرگان در حوزه هاي خاص) ضبط شدند.
اما، همانند پيشرفت حاصله در اندوختن دانش، نشانه هايي مبني بر عرضه اطلاعات بيش از تقاضا در دانشگاه مجازي و BAE Systems ظاهر شد. براي مثال تا انتهاي ۱۹۹۹، بيش از سيصد مورد در پايگاه داده بهترين تجارب، ثبت شده بود. در ۱۳ آوريل ۲۰۰۰ كه دانشگاه مجازي يکي از روزهاي معمول آموزشي خود را طبق برنامه مي گذراند، علاوه بر صدوچهل شرکت کننده که شخصاً حضور يافته بودند، هزاروچهارصد نفر نيز از طريق انجمن هاي مجازي از سرتاسر جهان حاضر بودند. موقعيتهايي اين چنين موجب شد تا BAE Systems رفتارهاي جستجو و تسهيم دانش خود را بازبيني كند.
BAE Systems متوجه شد که بيش از هشتاددرصد کارکنان به طور متوسط ۳۰ دقيقه از وقتشان را صرف بازيابي اطلاعات مي کنند در حاليکه شصت درصد بالغ بر ۱ ساعت براي نسخه برداري از کار ديگران وقت مي گذرانند. به وسيله سيستم هاي پيشرو مديريت دانش شامل دانشگاه مجازي، با مجموعه ابزارهاي واسطه گري و دروني سازي، يافتن منابع دانش ساده تر شده و سرعت بازیابی به طور هيجان آوري کاهش يافت. اين کارکرد نه تنها به کاربران اجازه داد تا دانش را جستجو کنند بلکه، کارکنان BAE Systems را درمورد مستندات مرتبط با کارشان که درون سيستم ذخيره شده بود و همينطور ساير کارکنان شرکت که علاقه و تخصص مشابه داشتند، آگاه کرد.
با اين كه بازگشت سرمايه رسماً به دست نیامد، مديران احساس مي کردند که اهدافشان تحقق يافته است. به عنوان مثال يکي از مديران BAE Systems گفت:«ما فهميديم در بخش ديگر کشور، در حوزه کاملا متفاوت هواپيمايي و هوابرد ارتش، مهندسين دقيقا مشکل مشابهي در مورد ساخت پره دارند. براي انتقال بهترين تجربه به کارخانه ديگري در يک منطقه جغرافيايي ديگر، گروهي تشکيل شده و موجب صرفه جويي بالغ بر چندين ميليون پوند شد».
اگرچه همه موفقيت هاي BAE Systems را نمي توان مستقيماً به مديريت دانش نسبت داد، اما این شرکت از رده چهارمين شرکت بزرگ هوافضا در سال ۱۹۹۷ به دومين شرکت ارتقا پيدا كرد. با تغيير فرهنگ شرکت، کارکنان نه به عنوان گروهي از واحدهاي مجزا، بلکه به عنوان يک سازمان با يک ماموريت مرکزي انجام وظيفه مي کردند.
توجه: در ۱۹۹۹، دانشگاه مجازي شرکت BAE Systems، به خاطر استفاده نوآورانه از فناوري براي ايجاد يک محيط آموزشي دايمي براي همه کارکنان آن شرکت، با حمايت مجله فايننشال تايمز ، جايزه تعالي دانشگاه شرکتي آمريکا در حوزه تبادل دانش را دريافت کرد.
بینش های مهم مديريت دانش در BAE Systems
تجربه دانشی شرکت BAE Systems نشان می دهد که دليل عمده موفقيت اين ابتکارعمل در اين بود که این شرکت در نخستين اقدام تقريبا تمامي افراد را درگير موضوع کرد. همه مديران واحدها و بدنبال آن مديران مياني در فرآيند تعريف مديريت دانش مشارکت داده شدند.
همينطور، BAE Systems فرآيند طراحي را با تدوين يک عبارت ماموريت و يک مجموعه موجز و خوب تفكيك شده از توانمندي هاي محوري شروع کرد كه آن را پنج بيانيه ارزشي ناميد و اقدامات بعدي آنها پيوسته هم راستا با اين بيانيه ها بود. اين يک تجربه خيلي خوب در توسعه بکارگيري مديريت دانش بود. هرکس در سازمان نياز داشت تا به روشي از اهداف نهايي اين ابتکارعمل آگاه شود و اين آگاهي چراغ راهنمايي براي همه بود.
تجربه BAE Systems همچنين، ارزش توجه مداوم به مديريت دانش را نشان مي دهد. مکانيزم هايي براي اندازه گيري ميزان هم راستايي اقدامات کارکنان با بيانيه هاي ارزشي ايجاد شدند. به علاوه، سنجه ها و محك زني هايي براي اندازه گيري مداوم پيشرفت به کار مي رفتند.
از نقطه نظر فناوري، مورد BAE Systems، با تسهيل امكان کشف پوياي دانش آشکار و پنهان از انبوه اطلاعات تفکيک نشده با کمک دروني سازي و نرم افزارهاي جستجوگر و جمع آوري کننده خودکار اطلاعات، ارزش کارکرد قدرتمند اين ابزارها را بارز مي سازد.